Slimmer werken met Outlook ‘regels’

Slimmer werken met Outlook ‘regels’: Tijd besparen en bedrijfsprocessen optimaliseren

Het blijft een doorn in je oog, die overvolle mailinbox die elke dag maar blijft volstromen. In de digitale wereld van vandaag is het slim beheren van emails een onmisbare vaardigheid. Een efficiënt ingericht e-mailsysteem kan bedrijven en zelfstandigen veel tijd en stress besparen. De Exchange van Microsoft Outlook biedt de perfecte tool: regels.

Wat zijn regels in Outlook?

Regels in Outlook zijn automatische acties die worden uitgevoerd op inkomende (of uitgaande) e-mails, op basis van door jou ingestelde criteria. Denk bijvoorbeeld aan het verplaatsen van facturen naar een specifieke map, het markeren van belangrijke e-mails of zelfs het automatisch doorsturen van berichten naar een ander e-mailadres. Het grote voordeel van de Exchange van Outlook is dat regels altijd worden uitgevoerd, zelfs als je computer niet aan staat of de app niet geopend is. Al met al een zeer waardevolle tool die je veel kostbare tijd bespaart.

Regels instellen in de webversie van Outlook

Het instellen van regels in Exchange is eenvoudig en kan binnen een paar minuten gedaan worden:

1. Log in op Outlook Web via outlook.microsoft365.com met je zakelijke e-mailadres.
2. Klik op het tandwielicoon rechtsboven en selecteer “Alle Outlook-instellingen weergeven”.
3. Ga naar “E-mail” en vervolgens naar “Regels”.
4. Klik op “Nieuwe regel toevoegen”.
5. Geef je regel een naam en stel de voorwaarden in, bijvoorbeeld e-mails met “factuur” in de onderwerpregel en het specifieke “Van”-adres dat hoort bij die leverancier.
6. Kies de actie die je wilt instellen. Denk aan acties zoals het verplaatsen van de e-mail naar een specifieke map, het doorsturen naar je boekhoudpakket en de e-mail op “gelezen” zetten zodat je geen onbeantwoorde berichten in je mappen over het hoofd ziet.
7. Klik op “Opslaan” om de regel te activeren.

Vanaf nu zal Exchange automatisch de ingestelde acties uitvoeren op alle binnenkomende e-mails die aan de voorwaarden voldoen. Dat scheelt je een hoop tijd! Dezelfde acties kunnen worden ingesteld in het programma Outlook op Windows of Mac, maar worden normaliter alleen uitgevoerd wanneer de desbetreffende computer online is en Outlook geopend is. De webversie voert de regel altijd uit, en het hoeft maar één keer ingesteld te worden.

Verbeterde bedrijfsprocessen én bespaarde tijd

Het gebruik van regels kan een groot verschil maken in je dagelijkse werk:

1. Minder handmatig werk: Je hoeft e-mails niet langer handmatig te zoeken, te openen en door te sturen.
2. Betere organisatie: Door e-mails automatisch in mappen te laten plaatsen, houd je overzicht in je inbox.
3. Snellere workflows: Belangrijke informatie komt meteen op de juiste plek terecht, wat de snelheid en nauwkeurigheid van je processen verbetert.
4. Altijd actief: Doordat de regels in de webversie van Outlook worden uitgevoerd op de server, werken ze altijd, ongeacht of je Outlook geopend hebt.
5. Online archief: Door facturen automatisch te laten verplaatsen naar een specifieke map, bouw je direct een handig archief op van al je binnenkomende facturen, los van je boekhoudpakket. Zo kan je nooit iets kwijtraken!

Praktijkvoorbeeld: facturen doorsturen naar je boekhoudpakket

Een veelvoorkomende toepassing van regels in Exchange is het automatisch doorsturen van binnenkomende facturen naar je boekhoudsysteem. Stel dat je gebruik maakt van een pakket zoals Exact Online of Moneybird – je kunt dan een regel instellen die e-mails met bijgevoegde PDF-facturen direct doorstuurt naar het unieke e-mailadres van je boekhoudpakket!

Nog makkelijker en sneller bedrijfsprocessen automatiseren?

Dan is het raadzaam om te mogelijkheden voor AI te bekijken. Zo kan Copilot van Microsoft zichzelf naadloos aansluiten op jouw Microsoft365 account en leren van jouw gewoontes of automatisch de regels aanmaken zoals hierboven bespreken.

Over AI zal een aparte blog verschijnen om uit te lichten wat de mogelijkheden en kansen zijn van AI binnen jouw bedrijf!

Hulp nodig bij de implementatie?

Hoewel het instellen van regels in Exchange eenvoudig klinkt, kan het bij complexe workflows handig zijn om advies in te winnen. Seven IT levert niet alleen de e-maildienst maar ook de implementatie van tools die jouw bedrijfsprocessen optimaliseren. Of je nu een simpele automatisering wilt of een meer geavanceerde oplossing zoekt, wij zorgen ervoor dat jouw processen soepeler lopen en dat je tijd overhoud voor wat écht belangrijk is: ondernemen! 😊